先说编号规则，我推荐四段式：客户代号-产品代号-腔数-序号。比如“HX-3012-1-01”，HX是客户，3012是产品图号，1是单腔（2就是两腔），01是这套模具的序号。为什么这么排？因为客户和产品是查档时最常用的检索维度，腔数放在第三段方便排产时快速识别。注意两点：客户代号要统一，别今天用“华兴”明天用“HX”；序号按进厂顺序走，不要跳号，跳号以后盘点对不上。编号用钢印打在模架非工作面，同时写进档案，两边必须一致。
必录字段至少包含这些：产品名、产品材料、模具腔数、设计寿命（万模次）、当前模次、入厂日期、供应商、模架尺寸、注塑机吨位要求。设计寿命这块给个参考区间：普通P20模架做ABS件，常见30-50万模次；加硬到HRC48-52的718或NAK80，做到80-120万模次也正常。这个数不是拍脑袋，是跟供应商确认后写进档案的，后面保养周期就按它来定——比如设计寿命50万模次，那每5万模次做一次一级保养，每15万模次做二级保养。
照片怎么拍能复用？别随手拿手机对着模具咔嚓一张就完事。我要求拍四张：
- 正面全景，带编号钢印，能看清模架整体；
- 型腔面特写，光线打匀，能看清编号和关键结构；
- 铭牌或规格标签，拍清楚供应商和尺寸；
- 随模文件（如有）平铺拍一张。文件名统一用模具编号加角度，比如“HX-3012-1-01_正面.jpg”。这样以后查档，不用翻实物，看照片就能判断模具状态和有没有被改过。
档案和模次记录联动，作用就一个：让保养和寿命可追溯。每次上机，操作员报模次，模管员当天录进档案。累计模次到了保养节点，系统或表格自动标红提醒。没有这个联动，模具就是“黑箱”——你不知道它跑了多少，也不知道该不该保养。我们厂以前靠Excel，模次靠手写白板，月底对一次，经常漏。后来换成模具管理软件，扫码上机、自动累计、到期弹保养单，省心不止一点。Excel不是不能用，但模具一多、机台一多，人脑记不住，软件替你盯。